Verpflegungsmehraufwand Rechner nach § 9 EStG

Dienstreisen und Verpflegungsmehraufwand nach § 9 Abs. 4a EStG

Wer beruflich außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte und seiner Wohnung tätig ist, hat Anspruch auf den steuerlichen Verpflegungsmehraufwand. Da dem Arbeitnehmer unterwegs höhere Ausgaben für Essen und Trinken entstehen, erkennt das Finanzamt gesetzliche Pauschbeträge an, ohne dass dafür Einzelquittungen für jede Brezel oder jedes Mineralwasser gesammelt werden müssen.

1. Die Systematik der Tagespauschalen

Das deutsche Reisekostenrecht unterscheidet klar zwischen eintägigen und mehrtägigen Dienstreisen:

• Eintägige Dienstreisen: Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden vom Wohnort und der ersten Tätigkeitsstätte steht dem Reisenden die kleine Pauschale von 14,00 Euro zu. Dauert die Reise weniger als 8 Stunden, entfällt der Anspruch komplett.
• Mehrtägige Dienstreisen: Für den Kalendertag der Anreise und der Abreise gibt es jeweils 14,00 Euro – völlig unabhängig von der an diesen beiden Tagen erreichten Stundenzahl. Für alle vollen Kalendertage dazwischen (24 Stunden Abwesenheit) gilt die volle Pauschale von 28,00 Euro.

2. Gesetzliche Mahlzeitenkürzung

Wird der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verpflegt (z.B. inkludiertes Frühstück im Tagungshotel oder ein Einladungsessen auf Firmenkosten), muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Bemessungsgrundlage für den Kürzungsbetrag ist immer die volle 24-Stunden-Pauschale:

• Frühstück: 20 % Kürzung (= 5,60 Euro bei Inlandsreisen)
• Mittagessen: 40 % Kürzung (= 11,20 Euro bei Inlandsreisen)
• Abendessen: 40 % Kürzung (= 11,20 Euro bei Inlandsreisen)

FAQ & Ratgeber

Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand

Welche Pauschalen gelten für Dienstreisen in Deutschland?

Für eintägige Dienstreisen ab 8 Stunden Abwesenheit sowie für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung gilt eine Pauschale von 14,00 €. Für jeden vollen Kalendertag (24 Stunden Abwesenheit) beträgt die Verpflegungspauschale 28,00 €.

Wie hoch ist die Kürzung, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt?

Wird dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung gestellt (z.B. Hotel-Frühstück oder Geschäftsessen), ist die Tagespauschale nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG zu kürzen: Für ein Frühstück um 20 % (in Deutschland 5,60 €), für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 % (in Deutschland je 11,20 €) der vollen 24-Stunden-Pauschale. Der Betrag kann nicht unter 0,00 € sinken.

Was besagt die steuerliche Dreimonatsfrist (§ 9 Abs. 4a S. 6 EStG)?

Wird der Arbeitnehmer an derselben Tätigkeitsstätte längerfristig auswärts eingesetzt, ist der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate beschränkt. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen (z.B. Urlaub oder Krankheit) lässt die Frist neu beginnen.

Was tun, wenn der Arbeitgeber die Pauschalen nicht oder nur teilweise erstattet?

Zahlt der Arbeitgeber keine oder nur geringere Spesen aus, können Sie den verbleibenden Betrag in Ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen. Dadurch mindert sich Ihr zu versteuerndes Einkommen.

Gelten bei Auslandsreisen andere Pauschalbeträge?

Ja, für das Ausland gibt das Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich eine gesonderte Tabelle mit länderspezifischen Pauschbeträgen heraus, um den unterschiedlichen Kaufkraft- und Preisniveaus gerecht zu werden (z.B. Schweiz, Frankreich, USA).